Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. W 2026 roku przedsiębiorców obejmie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu firm oznacza to zmianę sposobu wystawiania i odbierania faktur, a także konieczność przygotowania systemów księgowych do pracy w nowym środowisku. Właśnie dlatego temat logowanie do KSeF, obsługa e-faktur czy wdrożenie odpowiednich narzędzi staje się coraz ważniejszy dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych.
Dla firm działających w regionie Rybnika i całego Śląska to dobry moment, aby zapoznać się z zasadami działania systemu i sprawdzić, jak przygotować swoją działalność na nadchodzące zmiany.
Kiedy wchodzi obowiązek korzystania z KSeF?
Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w dwóch etapach.
Od 1 lutego 2026 r.
- obowiązek odbioru e-faktur obejmie wszystkich przedsiębiorców
- każda firma musi być gotowa technicznie na pobieranie faktur z systemu KSeF wystawionych przez dużych kontrahentów
- obowiązek wystawiania e-faktur dotyczyć będzie tylko przedsiębiorstw, których sprzedaż w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r.
- obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie wszystkich czynnych podatników VAT
- system stanie się standardowym sposobem fakturowania w Polsce.
Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni już teraz zapoznać się z działaniem systemu i przygotować procedury księgowe do obsługi nowych dokumentów.
Logowanie do KSeF – pierwszy krok do pracy z e-fakturami
Aby rozpocząć pracę w systemie, konieczne jest uzyskanie dostępu i przeprowadzenie procesu uwierzytelnienia. To podstawowy krok dla każdej firmy.
Krok 1: Uwierzytelnienie w systemie
Sposób logowania zależy od formy prowadzonej działalności.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Przedsiębiorca może zalogować się do systemu przy pomocy:
- Profilu Zaufanego
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Spółki i inne podmioty
W przypadku spółek autoryzacja odbywa się poprzez:
- kwalifikowaną pieczęć elektroniczną
lub - złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA, w którym wskazuje się osobę uprawnioną do działania w imieniu firmy w systemie KSeF.
Po przetworzeniu zgłoszenia wskazana osoba może logować się do systemu przy użyciu własnego Profilu Zaufanego.
Aby wykonać logowanie do KSeF, należy:
- wejść na stronę Ministerstwa Finansów
https://ksef.mf.gov.pl/web/login - podać NIP firmy,
- kliknąć przycisk „Uwierzytelnij”,
- wybrać metodę logowania, np. Profil Zaufany,
- potwierdzić operację podpisem elektronicznym.
KSeF dla księgowych i przedsiębiorców – jak przygotować firmę?
Zmiany w fakturowaniu oznaczają nowe obowiązki zarówno dla firm, jak i dla biur rachunkowych. Właśnie dlatego coraz większą popularność zyskują poradniki KSeF oraz szkolenia dotyczące pracy w systemie.
Dla księgowych szczególnie ważne jest:
- automatyczne pobieranie dokumentów z KSeF
- integracja z programami księgowymi
- sprawna komunikacja z klientami.
Rozwiązaniem wspierającym obsługę dokumentów jest m.in. aplikacja KSeF fillup | K24, która umożliwia przygotowanie biura rachunkowego do nowego modelu pracy z e-fakturami.
Jak działa aplikacja fillup | K24 w pracy z e-fakturami?
Nowoczesne narzędzia wspierające obsługę księgową pozwalają usprawnić komunikację pomiędzy przedsiębiorcą a księgowym. Dzięki integracji z systemem KSeF rozwiązania takie jak fillup | Kanał Księgowy 24 umożliwiają:
- sprawne zarządzanie dokumentami księgowymi
- eksport dokumentów do programów księgowych
- komunikację między biurem rachunkowym a klientem
- automatyczne powiadomienia o statusie dokumentów.
System pozwala również na przesyłanie faktur, wiadomości oraz informacji o zamknięciu miesiąca księgowego, co znacząco przyspiesza współpracę między przedsiębiorcą a księgowym.
Generowanie tokenu KSeF dla aplikacji
Aby połączyć zewnętrzne aplikacje z systemem, konieczne jest wygenerowanie specjalnego tokenu autoryzacyjnego.
Token umożliwia aplikacjom dostęp do KSeF bez konieczności każdorazowego logowania przy użyciu Profilu Zaufanego.
Proces można przeprowadzić poprzez kreator w aplikacji:
- zaloguj się do programu
- wybierz opcję „Połączenie z KSeF”
- kliknij „Połącz z KSeF”
- uruchom kreator konfiguracji
- podpisz zlecenie wygenerowania tokenu Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Po zakończeniu procesu system potwierdzi poprawne połączenie z KSeF.
Nadanie uprawnień biuru rachunkowemu
Kolejnym krokiem jest nadanie odpowiednich uprawnień dla biura rachunkowego. Bez tego księgowy nie będzie miał dostępu do dokumentów w systemie.
Aby nadać uprawnienia:
- zaloguj się do systemu KSeF
- przejdź do zakładki „Uprawnienia”
- wybierz opcję nadania nowego uprawnienia
- wpisz NIP biura rachunkowego lub dane konkretnej osoby
- wybierz zakres dostępu.
Najczęściej nadawane są trzy podstawowe uprawnienia:
- dostęp do faktur
- możliwość wystawiania faktur
- zarządzanie uprawnieniami.
Takie rozwiązanie pozwala księgowym sprawnie obsługiwać dokumenty przedsiębiorcy bez konieczności każdorazowego angażowania właściciela firmy.
Dlaczego warto przygotować firmę na KSeF już teraz?
Choć obowiązek wystawiania faktur w systemie zacznie obowiązywać wszystkich podatników VAT dopiero w kwietniu 2026 roku, wcześniejsze przygotowanie pozwala uniknąć problemów organizacyjnych.
Wdrożenie systemu wcześniej daje firmom kilka korzyści:
- spokojne przetestowanie procesu logowania i obsługi systemu
- przygotowanie pracowników oraz księgowych do nowych procedur
- uporządkowanie obiegu dokumentów w firmie
- lepszą współpracę z biurem rachunkowym.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wejść w nowy model fakturowania bez stresu i ryzyka błędów w rozliczeniach.
